みなさんの会社は会議が上手くいっていますか？

「会議中社員から意見がでてこない。」とか「物事がなかなか決まらない。」

など、うちの会社の会議は、中々上手くいかないと思っている方は少くないのではないでしょうか？

なぜ会議が上手くいかないのでしょうか？

その理由として次のようなものが考えられます。

1. 目的がはっきりしない
2. 何をすればよいか決めない。
3. 他部署のせいにする。
4. 過去の話を蒸し返す。
5. 細かい部分にばかりこだわる。
6. 堂々巡り。
7. 問題のすり替え。
8. 会議参加者が内容を理解していない。
9. 発言しにくい雰囲気がある。
10. 発言して仕事や役割が回ってくるのが嫌。

当てはまると思われた箇所があるのではないでしょうか。声の大きな人や上席の人の意見がなんとなく通ってしまうなどということはよくあることです。

では、どうすればこのような状況を改善できるでしょうか？

会議のプロセスを見直すことで、改善することができます。

1.目的は明確か？

会議の目的ははっきりしていますか？この会議をなくすと売り上げに影響しますか？

もし上司からの一方通行になっているような会議であれば、減らすべき会議と考えて間違いありません。

会議の目的については、事前にしっかりと確認しておきましょう。

2.その日の会議での成果は明確か？

その日の会議が終わったときに具体的な成果ができていないといけません。その成果を事前に明らかにしておく必要があります。今日の会議ではこのような結果を出さないといけないと事前に明言しておきましょう。

その際、いつ、誰が、なぜ、何を、どこで、どのようにするかを決めていくようにすると分かりやすいでしょう。

3.言いたいことが言える場になっているか？

上下関係などが厳しく、発⾔するのが怖い。  的外れな発⾔なのではと思い控えている。  発⾔しにくい雰囲気がある。というような場になっていませんか？

言いたいことが言えない雰囲気ならその原因を取り除きましょう。例えば、

1. 上下関係が関係ないような席順にする。
2. 机をなくす。
3. 利害関係のない司会者を外部から招く。
4. 意見をいったん書いてもらいそれを読み上げる。

などが考えられます。

4.締切と決定のための方法があるか？

複数のアイデアが出たときに、どれにすれば良いか悩むことはよくあります。こんな場合は採算にあうかどうかをコストと成果の大きさで評価すると良い場合があります。

意思決定の方法を決め、時間を決めて、長所と短所をリストアップしながら議論をするのが効果的です。

5.集団思考のダークサイドにはまっていないか？

社会的手抜き・・・私一人ぐらい参加しなくても大丈夫だろうという気持ち

感情的対立・・・意見の対立ではなく、好き嫌いで判断してしまう対立。

声高少数者の影響・・・声の大きな人や目立つ人の意見に決まってしまう現象。

集団圧力・・・目に見えない集団の圧力で、自分の考えを変え同調してしまう行動。

集団浅慮・・・個人よりも集団になることで、かえって深く考えずに決定されてしまう現象。

集団のダークサイドの対処法については次回に詳しく述べさせていただきます。